タイトル ： Re: ドキュメント統合スレ 投稿日 ： 2014/07/09(Wed) 21:24 投稿者 ： hem 参照先 ：
お疲れ様です。
木金と台風接近の中三陸往復500k出張なので、金曜日運転で燃え尽きてる可能性があることから今のうちにMTGログ含め反応しておきます。
（１）書類管理について
＞「SOMESATとして管理する書類が」そもそも無いからほとんど問題ない ということだったと解釈してよいですか？
これに関しては先述のとおり「SOMESATの書類はこれまで自主管理」だった都合上致し方ないところと思います。
基本的に、任意団体の口座と口座開設に必要だった団体の組織に関する文書（それにしたって実質私の個人管理）以外、SOMESATの団体で管理する文書は無かったわけですから…
MTG内でも出た通り、管理する書類について定めれば、この問題は解決するという事で。
（２）ドキュメントを残すための仕組みづくりについて
仕組みづくりについては、二つのアプローチがあり、どちらも何度か試されてきました。
①誰かがドキュメントを残す担当になり、必要と思われる情報を各人に取材しながら収集する方法
メリット:特定人の一貫した視線を持って情報を収集、取捨選択できる
デメリット：個人依存のため、燃え尽きたら終了。また、取材者の苦手な分野などによる情報量の歪みも出やすい
過去の例：MTGのまとめ（最初期有った）、広報によるwikiへの進捗掲載
②ドキュメントを残すための様式を準備し、該当する行為を行った人間が様式にのっとって記入、提出する方法
メリット:様式にのっとって書けば、常にある程度の情報を伴った記録が蓄積されてゆく
デメリット：本当に書いてくれるかわからない。書く人のリテラシーが低いと様式で想定した情報すら手に入らない
過去の例：報告フォーマット、イベント出展状況まとめ
どちらもメリットデメリットはありますので、両方を都合のいい場所で使っておくのが妥当な手段かとは思います。
＞ 「テンプレがあれば書く」
＞ 「書く」と言うより「書こうとはする」
この辺は②のアプローチかと。
※組織として残すドキュメントを考えたとき、どのような分類になるか、おおざっぱに考えてみました。
１事務系（カッコ内は（保存開始時期・想定保存期間））
①組織系（作成、変更時・永年）
②免許、許認可系（取得時・廃止まで）
③会計系（年度終了時・法定期間あるいはそれに準じた期間）
④庶務系（同上）
⑤総会・事業報告（同上）
２技術系（この辺は想像です。製造業の皆様のツッコミ待ち）
①仕様書（策定完了後・必要に応じた期間）
②設計書（設計完了後・必要に応じた期間）
③実験結果（実験終了後・必要に応じた期間）
３営業、業務系（１に含むかも）
①売り上げ報告（年度または何かの終了時・数年間）
②イベント参加報告書（イベント終了時・必要に応じ）
③全体の進捗状況（年度または何かの終了時・必要に応じ）
④各種契約（契約締結時・終了後数年間）
ザックリ考えてなのですが、通常想定する「組織として残す書類」は大方終わった後の報告書として規定されます。（まぁ保存書類だから当たり前ですが）
なので、これらについては様式を想定することもできるし、各担当者が様式にのっとって作ったものを各人が一緒で確認すル方法が使いやすいかと。
一方、これに至らない範囲（たとえば、毎週の進捗報告や、各種イベントの現在の準備状況など）は、最悪、最新の記録だけ残ればいいわけで。
これは個人でやるのであれば、個々人がわかることが優先されますし、またそれを共有するにあたっても、毎回全体で報告書を作って供覧して履歴を都度保存するところまで至らなくて
も、最悪たとえば直接の担当者以外は外部向けの報告をまとめる人間がいて、その人が担当者の関係者向け報告に自分の視点から必要と思ったことをいくつか確認して+αしたものを掲載
するだけで十分かもしれない。
あくまで思いつきですけど、残すドキュメントの性質と残し方はリンクして考えたほうがいいんじゃないか、という話でした。
（３）マイルストーンについて
＞ 達成したマイルストーンをまとめてあれば競争原理が働く「かもしれない」・・・
過去の例：超電磁PのWBS、ezshooter案
全体のマップを作って、今どのくらいの進捗度になってるのかを確認したいというのはこれに関わってからずっと考えてます（敗因：結局どの本読んでもどんな感じになるのかわからな
いので作れない）
上でも述べた進捗状況報告の根幹にマイルストーンがあると、（進むにつれ修正が働くとはいえ）①進捗状況が非常にわかりやすくなり、②今手つかずの分野が可視化されると新人さん
が来た時の説明補助に役立つので、これはどうにか手を付けたいのです。毎年作ろうとして挫折してるけど。
競争原理というよりは「まだ手つかずの余白を埋めたい」的な欲望を喚起してもらうために、大事かもしれない。
（４）意識の差
＞意識の差ってのもあるかな？５年間同じこと考えてる人と今日始めた人が同列なんで統一するのは難しい。
これって、何に関する意識の差なんですかね？
ドキュメントの必要性とかに関しての話なら、前例が積みあがっていけばそんなもんかで適応しやすくはなるかと思いますけど。
今後も人の出入りはあると思うプロジェクトなので、その時その時の人で変わるのはある程度やむを得ない気はしますが、上記のように「○○についてはこういう報告と保存が必要」と
何となく見て分かって、聞けばだれかが教えてくれるところまで行けば初めての人でもどうにか行けるわけで。
（５）その他
＞「なぜなぜ分析」を一回もやった事無いor何なのか知らない人って居るのかな？
非製造業なのでやった事ないです。。。
何となくはわかりますけど、明確なのは一度も。
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├ Re: ドキュメント統合スレ - 機響屋 2014/09/18(Thu) 21:04 No.946
├ 補足事項 - jackal 2014/09/18(Thu) 21:50 No.947
├ 「ドキュメントの管理ルール」項目出し - 姫野みこと 2014/09/18(Thu) 22:24 No.948
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/09/18(Thu) 23:30 No.949
├ Re: ドキュメント統合スレ - yuuitirou528 2014/09/18(Thu) 23:54 No.950
├ Re: ドキュメント統合スレ - 機響屋 2014/09/19(Fri) 01:15 No.951
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/09/19(Fri) 22:33 No.952
├ 次回の実施内容 - jackal 2014/09/25(Thu) 00:27 No.954
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/09/26(Fri) 21:50 No.956
├ 次回のほ報告について - jackal 2014/10/02(Thu) 21:29 No.957
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/10/03(Fri) 00:28 No.958
├ 10/17 重要案件の審議実施 - jackal 2014/10/15(Wed) 20:49 No.962
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/10/16(Thu) 01:16 No.963
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/10/16(Thu) 01:20 No.964
├ 今週末の検討内容 - jackal 2014/10/22(Wed) 21:48 No.966
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/10/22(Wed) 23:55 No.967
├ Re: ドキュメント統合スレ - jackal 2014/10/30(Thu) 21:57 No.968
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/11/03(Mon) 00:41 No.970
├ Re: ドキュメント統合スレ - jackal 2014/11/05(Wed) 20:17 No.971
├ Re: ドキュメント統合スレ - hem 2014/11/10(Mon) 00:01 No.973
├ 本プロジェクトの終了予定について - jackal 2014/11/14(Fri) 20:19 No.976
└ Re: ドキュメント統合スレ - jackal 2014/12/18(Thu) 23:30 No.983
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